Daten smart segmentieren: So stärkst Du die Bindung zu Deinen Unterstützer*innen
Ganz anders, wenn jede*r die passende Nachricht bekommt: Wenn treue Weihnachtsspendende einen individuellen Dankesgruß und Einladung zur aktuellen Festtagsaktion bekommen. Oder wenn lokale Unterstützer*innen über konkrete Projekte in ihrer Nähe informiert werden.
So entsteht das Gefühl: „Diese Organisation kennt mich und weiß, was mir wichtig ist.“ Und genau dieses Gefühl macht Kommunikation wirksam und schafft Vertrauen.
Damit Du Deine Daten dafür optimal nutzen kannst, bietet Dir die FundraisingBox verschiedene Werkzeuge: Smart Suche, Smart Tags, Tags und benutzerdefinierte Felder. Mit ihnen findest Du genau die Menschen, die Du erreichen möchtest – und baust noch stärkere Beziehungen auf.
Inhalt
Grundlagen: Was bedeutet Segmentierung?
Segmentierung bedeutet, Deine Unterstützer*innen-Daten in kleinere Gruppen aufzuteilen, die bestimmte gemeinsame Merkmale haben. Statt alle Kontakte gleich zu behandeln, kannst Du gezielt nach Kriterien wie Spendenhöhe, Häufigkeit, Interessen oder Region unterscheiden.
In der Fundraising-Praxis geht es dabei nicht nur um das reine Filtern von Daten, sondern um eine durchdachte Struktur, die Dir erlaubt:
- gezielt zu kommunizieren,
- Botschaften passgenau auszuspielen und
- Kampagnen wirkungsvoller zu gestalten.
Warum lohnt sich das für Deine Organisation?
Stell Dir vor, Du planst eine Dankesaktion für besonders engagierte Unterstützer*innen. Durch Segmentierung kannst Du diese Gruppe mühelos identifizieren – etwa Menschen, die regelmäßig spenden oder gerade einen besonders hohen Betrag beigetragen haben. Ein personalisiertes Dankesschreiben vermittelt Wertschätzung und macht den Unterschied zum 08/15 Dankesschreiben.
- Mehr Wirkung: Deine Nachrichten landen bei den richtigen Menschen.
- Weniger Streuverluste: Kampagnenbudgets werden effizienter genutzt.
- Stärkere Beziehungen: Unterstützer*innen fühlen sich persönlich wahrgenommen und bleiben Dir langfristig verbunden.
Segmentierung ist also die Basis, um aus Deinen Daten echte Verbindungen zu schaffen – und genau dabei helfen Dir die Funktionen der FundraisingBox.
Die Werkzeuge in der FundraisingBox
Damit Du Deine Daten sinnvoll segmentieren kannst, stellt Dir die FundraisingBox verschiedene Funktionen zur Verfügung. Jedes Werkzeug hat seinen eigenen Nutzen – und zusammen ermöglichen sie eine flexible, passgenaue Arbeit mit Deinen Unterstützer*innen-Daten.
#1 Smart Suche
Die Smart Suche ist Dein zentrales Werkzeug, um Kontakte, Transaktionen oder andere Daten in der FundraisingBox gezielt zu filtern. Du kombinierst unterschiedliche Kriterien – zum Beispiel Spendenhöhe, Zeitraum oder Zahlungsart – und erhältst sofort eine Liste der passenden Ergebnisse.
#2 Smart Tags
Smart Tags sind gespeicherte Smart Suchen. Sie dienen dazu, wiederkehrende Abfragen nicht jedes Mal neu aufbauen zu müssen. Ein Smart Tag speichert nicht das Ergebnis, sondern die Suchanfrage selbst. Das heißt: Wenn sich Deine Daten ändern, passt sich auch das Ergebnis dynamisch an. So kannst Du zum Beispiel jederzeit mit einem Klick alle Kontakte anzeigen, die in den letzten 30 Tagen über ein bestimmtes Formular gespendet haben.
#3 Tags
Tags sind frei vergebbare Schlagworte, die Du einzelnen Kontakten manuell hinzufügen kannst. Sie eignen sich ideal, um zusätzliche Informationen festzuhalten, die nicht automatisch in den Daten enthalten sind – zum Beispiel „Ehrenamt Sommerfest“ oder „Newsletter-Abonnent*in“. Tags helfen Dir, Gruppen flexibel zu bilden, die sich nicht allein durch Transaktionen oder Standardfelder abbilden lassen.
#4 Benutzerdefinierte Felder
Mit benutzerdefinierten Feldern kannst Du die FundraisingBox genau an die Bedürfnisse Deiner Organisation anpassen. Ob Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum oder ein Hinweis auf bestimmte Förderprogramme: Du legst die Felder individuell an und kannst sie bei Kontakten, Transaktionen oder sogar in Formularen nutzen. Damit eröffnen sich Dir unbegrenzte Möglichkeiten, Daten zu erfassen und später für Segmentierungen einzusetzen.
So funktioniert’s in der Praxis
Smart Suche anwenden
Die Smart Suche ist der schnellste Weg, um in Deinen Daten genau die Gruppe zu finden, die Du brauchst. Du benutzt Filter wie Geburtsdatum, Spendenhöhe, Spendenanzahl und erhältst auf Knopfdruck Deine gewünschten Ergebnisse.
Ein Beispiel: Du möchtest alle Spender*innen sehen, die im Januar mehr als 100 Euro überwiesen haben. In der Smart Suche wählst Du dazu einfach die Kriterien Transaktionssumme >= 100; Zeitraum: 01.01.2025 – 31.01.2025. Mit einem Klick auf Suche hast Du die gewünschte Liste und kannst direkt weiterarbeiten – etwa mit einem Dankesbrief oder einer gezielten Einladung zu einer Veranstaltung.
Beispiele für Smart Tags:
- „Alle Unterstützer*innen, die in den letzten 30 Tagen über das Online-Formular gespendet haben“
- „Alle Dauerspendenden mit monatlichen Beiträgen über 20 Euro“
- „Alle Kontakte, die ein bestimmtes Projekt unterstützen“
Im Hilfe-Center findest Du genauere Anleitungen zum Anlegen von Smart Suchen und Smart Tags
Benutzerdefinierte Felder nutzen
Benutzerdefinierte Felder geben Dir die Möglichkeit, die FundraisingBox genau auf die Anforderungen Deiner Organisation zuzuschneiden. Standardfelder wie Name, Adresse oder Spendenbetrag reichen oft nicht aus, um alle relevanten Informationen abzubilden. Mit benutzerdefinierten Feldern ergänzt Du genau die Daten, die für Deine Arbeit wichtig sind.
Praktische Anwendungsbeispiele:
- Mitgliedsnummer: Ein Freitextfeld, um Vereinsmitglieder*innen eindeutig zu identifizieren.
- Eintrittsdatum: Ein Datumsfeld, das Dir auf einen Blick zeigt, wie lange ein*e Unterstützer*in schon dabei ist.
- Patenschaften: Ein Dropdown-Feld, über das Du zwischen verschiedenen Förderprogrammen unterscheiden kannst.
- Tracking-Informationen: Ein benutzerdefiniertes Feld bei Transaktionen, das Dir zeigt, über welchen Kanal eine Spende eingegangen ist. Mehr zum Thema Tracking über benutzerdefinierte Felder
Der große Vorteil: Alle benutzerdefinierten Felder stehen automatisch in der Smart Suche zur Verfügung. So kannst Du Deine individuellen Informationen jederzeit in Segmentierungen einfließen lassen. Zum Beispiel: „Zeige mir alle Mitglieder, die seit mehr als fünf Jahren dabei sind“ oder „Liste alle Patenschaften für das Bildungsprojekt auf“.
Wenn Du diese Felder zusätzlich mit Workflows kombinierst, eröffnen sich noch mehr Möglichkeiten. So kannst Du zum Beispiel automatisch eine Dankesmail verschicken, wenn das Eintrittsdatum eines Mitglieds ein Jubiläum erreicht – ganz ohne manuelles Zutun.
Sinnvolle Segmentierungen für Non-Profits
Die Möglichkeiten, Deine Daten in der FundraisingBox zu segmentieren, sind nahezu unbegrenzt. Entscheidend ist, welche Ziele Du mit Deiner Kommunikation verfolgst. Hier einige Ideen, wie Du Segmentierungen sinnvoll einsetzen kannst:
#1 Nach Spendenverhalten
- Spendenhöhe: Unterscheide zwischen Großspender*innen, Dauerspendenden oder einmaligen Unterstützer*innen.
- Spendenfrequenz: Erkenne besonders treue Spender*innen oder solche, die gerade eine längere Pause gemacht haben.
- Spendenkanal: Filtere nach Online-Spenden, Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte.
#2 Nach Interessen und Kampagnen
- Projekt- oder Themenfokus: Segmentiere Menschen, die sich für bestimmte Projekte (z. B. regionale Aktionen oder Patenschaften) engagieren.
- Anlass-Spenden: Finde Kontakte, die zu Geburtstagen, Hochzeiten oder Weihnachten spenden.
- Teilnahme an Aktionen: Sammle alle Unterstützer*innen, die bei bestimmten Fundraising-Kampagnen oder Events dabei waren.
#3 Nach Beziehung zur Organisation
- Mitglieder vs. Nicht-Mitglieder: Unterscheide Fördervereinsmitglieder von einmaligen Unterstützer*innen.
- Jubiläen: Filtere Mitglieder, die seit 5, 10 oder mehr Jahren dabei sind.
- Engagement-Grade: Von Ehrenamtlichen über Newsletter-Abonnent*innen bis hin zu Social-Media-Follower*innen.
#4 Nach Region oder Demografie
- Regionale Nähe: Perfekt für Einladungen zu lokalen Veranstaltungen oder Projekten.
- Altersgruppen: Unterschiedliche Alterssegmente ansprechen, z. B. Studierende, Familien oder Senior*innen.
#5 Nach aktueller Aktivität
- Reaktivierung: Unterstützer*innen, die seit längerer Zeit nicht gespendet haben.
- Neu dabei: Alle, die gerade erst ihre erste Spende getätigt haben, für eine Willkommensbotschaft.
Mit solchen Segmentierungen kannst Du Deine Kommunikation deutlich präziser gestalten.
Best Practices & Use Cases
Eine durchdachte Segmentierung ist dann besonders wertvoll, wenn sie in der Praxis konsequent angewendet wird. Mit ein paar bewährten Ansätzen kannst Du das volle Potenzial Deiner FundraisingBox ausschöpfen:
Best Practices für den Alltag
- Datenpflege konsequent halten: Nur saubere Daten liefern verlässliche Ergebnisse. Achte darauf, dass Felder konsistent gepflegt und veraltete Tags regelmäßig geprüft werden.
- Smart Tags für wiederkehrende Abfragen nutzen: Spare Zeit, indem Du Standard-Suchen wie „Alle Neuspender*innen der letzten 30 Tage“ einmal anlegst und danach nur noch abrufst.
- Segmentierungen kombinieren: Erstelle präzisere Zielgruppen, indem Du mehrere Kriterien verbindest – zum Beispiel „Großspender*innen aus Süddeutschland, die in den letzten 6 Monaten aktiv waren“.
- Workflows einsetzen: Automatisiere Routineprozesse, z. B. das Versenden einer Dankesmail bei der ersten Spende oder einer Erinnerung bei Jubiläen.
Use Case: Toni Kroos Stiftung x FundraisingBox
Wie wirkungsvoll Segmentierung sein kann, zeigt die Toni Kroos Stiftung am Giving Tuesday. Dieser Aktionstag ist das zentrale Fundraising-Highlight der Stiftung – und wird jedes Jahr mit großer Sorgfalt vorbereitet.
- Mit Smart Tags unterscheidet die Stiftung zwischen Spender*innen aus dem Vorjahr und neuen Unterstützer*innen. Beide Gruppen erhalten passgenaue Nachrichten – von der Einladung bis zur Dankesmail.
- Über die E-Mail-Tools der FundraisingBox werden diese Nachrichten automatisiert verschickt und individuell angepasst.
- Mithilfe von Tracking-Links sieht das Team in Echtzeit, über welche Kanäle Spenden eingehen, und kann den Erfolg sofort auswerten.
Das Ergebnis: Eine emotionale, wiedererkennbare Kampagne, die jedes Jahr neue Bestmarken erreicht. Die FundraisingBox liefert dabei das technische Fundament, mit dem die Stiftung ihre Kommunikation klar strukturiert, Unterstützer*innen gezielt anspricht und nachhaltige Bindung aufbaut.
Fazit: Mehr Wirkung durch smarte Datenarbeit
Segmentierung macht den Unterschied zwischen allgemeiner Kommunikation und echter Beziehungspflege. Mit der FundraisingBox hast Du alle Werkzeuge in der Hand, um Deine Daten sinnvoll zu nutzen – von der Smart Suche über Tags und Smart Tags bis hin zu benutzerdefinierten Feldern.
So kannst Du Unterstützer*innen individuell ansprechen, Kampagnen effizienter steuern und langfristige Bindungen aufbauen. Der Erfolg der Toni Kroos Stiftung am Giving Tuesday zeigt, wie stark diese Kombination wirkt: klare Segmentierungen, präzise Ansprache, authentische Kommunikation – unterstützt durch die richtigen digitalen Tools.
Wenn auch Deine Organisation mehr aus ihren Daten machen möchte, ist die Segmentierung der Schlüssel. Mit der FundraisingBox gelingt Dir der Schritt von reiner Datensammlung zu lebendiger, persönlicher Kommunikation, die Vertrauen schafft und Wirkung entfaltet.
