Bank Sync: Automatisierter Spendenabgleich leicht gemacht
In vielen Organisationen sieht der Alltag ähnlich aus: Auf dem Bankkonto gehen täglich neue Spenden ein. Einige kommen über Online-Formulare, andere per klassischer Überweisung. Damit alle Spenden korrekt im CRM landen, müssen Kontoauszüge exportiert, Dateien aufbereitet und manuell eingespielt werden. Das kostet Zeit – und oft auch Nerven.
Genau hier setzt der Bank Sync der FundraisingBox an. Er automatisiert den gesamten Abgleich Deiner Spenden und sorgt dafür, dass Online- und Offline-Spenden automatisch zusammengeführt werden. Das Ergebnis: mehr Überblick, weniger Aufwand. Du und Dein Team könnt Euch auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Beziehungen zu Euren Unterstützenden pflegen, Spendenprojekte vorantreiben und Eure Mission sichtbar machen.
Inhalt
Was ist der Bank Sync?
Der Bank Sync ist die smarte Verbindung zwischen Deinem Bankkonto und der FundraisingBox. Er sorgt dafür, dass Offline-Spenden – also Überweisungen, Daueraufträge oder einmalige Bankeinzahlungen – automatisch in Dein CRM importiert werden.
Jeden Tag prüft der Bank Sync Dein Spendenkonto und synchronisiert neue Zahlungseingänge mit der FundraisingBox. Dabei erkennt das System automatisch, ob es sich um eine Spende handelt, welchem Kontakt sie zugeordnet werden kann und ob bereits Online-Spenden vorhanden sind. Doppelte Einträge werden so vermieden.
Dank der intelligenten Verwendungszweckanalyse liest der Bank Sync sogar den Text im Verwendungszweck aus: Er erkennt Projekte, Quittungswünsche oder E-Mail-Adressen und trägt diese Informationen direkt ein. So werden Spenden von Beginn an richtig kategorisiert.
Das Beste: Der Bank Sync funktioniert komplett im Hintergrund. Du entscheidest selbst, ob Spenden automatisch importiert werden oder ob Du sie vorab prüfen möchtest. Technische Vorkenntnisse brauchst Du keine – die Einrichtung ist intuitiv, und detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest Du im Hilfecenter der FundraisingBox.
Warum der Bank Sync so wertvoll für Deine Organisation ist
#1 Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler
Manuelle Datenimporte gehören mit dem Bank Sync der Vergangenheit an. Statt mühsam Kontoauszüge zu exportieren, Spalten anzupassen und Dateien hochzuladen, übernimmt die FundraisingBox diesen Prozess automatisch.
Jeden Tag werden Deine Zahlungseingänge synchronisiert – sicher, zuverlässig und fehlerfrei. So bleibt Dein CRM immer aktuell, ohne dass Du oder Dein Team zusätzliche Arbeit investieren müssen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Organisation erhält täglich mehrere Dutzend Überweisungen. Früher mussten diese manuell im CRM angelegt und Spender*innen zugeordnet werden. Mit dem Bank Sync passiert das nun vollautomatisch, und das Team spart wöchentlich mehrere Stunden Arbeitszeit – Zeit, die jetzt in persönliche Kommunikation und Fundraising-Projekte fließt.
#2 Offline-Spenden werden digital
Der Bank Sync macht aus klassischen Überweisungen digitale Spenden, die genauso flexibel und effizient verwaltet werden können wie Online-Spenden.
Du kannst Spendenquittungen direkt aus der FundraisingBox heraus erstellen und verschicken, Kontakte pflegen und Dankes-E-Mails automatisiert versenden.
Alle Spenden – egal aus welchem Kanal sie kommen – erscheinen in derselben Übersicht. So siehst Du auf einen Blick, wie Deine Kampagnen wirken und welche Projekte besonders gut unterstützt werden.
#3 Vollständige Spendenhistorie und klares Reporting
Mit dem Bank Sync entsteht eine lückenlose Spendenhistorie für jeden Unterstützerin. Du siehst sofort, wie oft jemand gespendet hat, über welche Kanäle die Spenden eingegangen sind und welche Beträge regelmäßig fließen.
Diese zentrale Datengrundlage ermöglicht ein professionelles Reporting, das jederzeit exportiert und ausgewertet werden kann – ohne zusätzliche Tools oder manuelle Nacharbeit.
Egal ob für den Jahresabschluss, ein internes Teammeeting oder eine Kampagnenanalyse: Der Bank Sync sorgt dafür, dass Deine Zahlen immer vollständig und aktuell sind.
Intelligente Verwendungszweckanalyse: Erkennen, was wichtig ist
Jede Überweisung erzählt eine kleine Geschichte: Wer hat gespendet? Für welches Projekt? Wird eine Spendenquittung gewünscht? Früher mussten diese Informationen mühsam aus dem Verwendungszweck herausgelesen werden – heute übernimmt das der Bank Sync automatisch für Dich.
Automatische Erkennung von Projekten, Quittungswünschen und Kontaktdaten
Der Bank Sync analysiert den Verwendungszweck jeder Transaktion und erkennt dabei automatisch relevante Informationen:
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Projektzuordnungen: Wird im Verwendungszweck ein Projektname genannt, ordnet der Bank Sync die Spende automatisch diesem Projekt zu.
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Spendenquittungswünsche: Begriffe wie „Quittung“, „Beleg“ oder „Nachweis“ werden zuverlässig erkannt – ebenso der Hinweis, wenn jemand keine Quittung wünscht.
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E-Mail-Adressen: Auch kreativ geschriebene E-Mail-Adressen (z. B. „max_muster(at)beispiel.de“) werden erkannt und richtig ergänzt.
So sparst Du bei jeder Spende wertvolle Klicks und vermeidest, dass wichtige Informationen übersehen werden.
Farbliche Hervorhebungen für maximale Übersicht
Damit Du sofort siehst, welche Informationen automatisch erkannt wurden, nutzt der Bank Sync ein einfaches Farbsystem:
🟩 Grün bedeutet: Die Information wurde eindeutig erkannt und automatisch übernommen.
🟧 Orange bedeutet: Es wurde etwas gefunden, das Du prüfen und bei Bedarf manuell übernehmen kannst.
Dieses visuelle Feedback macht den Import besonders transparent und benutzerfreundlich. Du siehst auf einen Blick, welche Daten bereits perfekt zugeordnet wurden und wo eventuell ein kurzer Check nötig ist.
Effizienter Import durch intelligente Analyse
Auch im Importprozess hilft Dir die Verwendungszweckanalyse, schneller zu arbeiten:
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Automatisch erkannte (grüne) Daten werden direkt übernommen.
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Orange markierte Hinweise kannst Du mit einem Klick bestätigen.
So bleibt der Prozess flexibel, aber vollständig automatisiert, wo es sinnvoll ist.
Kurz gesagt: Der Bank Sync denkt mit – und erkennt, was wichtig ist, bevor Du es manuell bearbeiten musst.
So funktioniert der Bank Sync in der Praxis
Der Bank Sync ist so konzipiert, dass er Deine tägliche Arbeit erleichtert – ohne technisches Wissen oder komplizierte Abläufe. Alles läuft automatisiert im Hintergrund, sodass Du Dich voll auf Deine Fundraising-Ziele konzentrieren kannst.
So aktivierst Du den Bank Sync
Du kannst den Bank Sync ganz einfach direkt in Deiner FundraisingBox aktivieren: Wechsle dazu im Menü in den Bereich „Store“ → Reiter „Payment“ und wähle dort den Bank Sync aus (Voraussetzung: eine aktuelle und reguläre Vertragsvariante mit CRM sowie die Aktivierung der Wikando Lastschrift (diese muss aber nicht zwingend genutzt werden)). Nach der Aktivierung kannst Du Dein Bankkonto verbinden und sofort mit der Synchronisierung starten.
In vier einfachen Schritten zu Deinem automatischen Spendenabgleich
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Bankkonto verbinden:
Du verknüpfst Dein Spendenkonto sicher mit der FundraisingBox. Dieser Schritt dauert nur wenige Minuten. -
Tägliche Synchronisierung:
Der Bank Sync ruft automatisch alle neuen Transaktionen Deines Kontos ab und gleicht sie mit Deinem CRM ab. -
Spenden prüfen oder automatisch importieren:
Du entscheidest, ob Spenden direkt importiert werden oder ob Du sie vorab sichten möchtest. Dabei hilft Dir die Farblogik der Verwendungszweckanalyse, um alle Informationen im Blick zu behalten. -
Nicht-Spenden ausschließen:
Zahlungseingänge, die keine Spenden sind – etwa Rückerstattungen oder Zinsen – kannst Du gezielt ausschließen. Auch bestimmte IBANs lassen sich dauerhaft ignorieren.
Wenn Du den Bank Sync in Deiner Organisation einrichten oder die genaue Funktionsweise kennenlernen möchtest, findest Du hier die passenden Anleitungen in unserem Hilfecenter:
Für wen ist der Bank Sync besonders geeignet?
Der Bank Sync ist für alle gemeinnützigen Organisationen gemacht, die ihre Spendenverwaltung einfacher, schneller und transparenter gestalten möchten. Besonders profitieren Teams, die regelmäßig viele Überweisungen erhalten oder ihre Datenpflege zentralisieren wollen.
Diese Organisationen profitieren besonders
#1 Vereine und Stiftungen mit hohem Spendenvolumen:
Wenn täglich oder wöchentlich viele Überweisungsspenden eingehen, spart der automatisierte Import wertvolle Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Abgleich.
#2 Organisationen mit mehreren Kampagnen oder Projekten:
Durch die Verwendungszweckanalyse werden Spenden automatisch den passenden Projekten zugeordnet – ideal für Organisationen, die viele parallel laufende Aktionen betreuen.
#3 Teams, die effizient zusammenarbeiten möchten:
Ob Fundraising, Buchhaltung oder Verwaltung – alle Abteilungen arbeiten mit denselben, aktuellen Daten im FundraisingBox CRM. Das schafft Transparenz und erleichtert die Abstimmung.
#4 Non-Profits mit Fokus auf Reporting und Wirkungsmessung:
Weil alle Spenden zentral zusammengeführt werden, stehen vollständige und aktuelle Daten für Auswertungen, Analysen und Spendenberichte bereit.
#5 Organisationen, die ihre Abläufe digitalisieren wollen:
Der Bank Sync ist ein wichtiger Schritt hin zu einem modernen, automatisierten Fundraising-Alltag – ohne aufwendige Systemwechsel oder Zusatzsoftware.
Fazit: Mehr Überblick, weniger Aufwand – mit dem Bank Sync
Der Bank Sync ist mehr als nur ein technisches Feature – er ist Dein täglicher Helfer im Spendenmanagement. Durch die automatische Synchronisierung von Banktransaktionen mit Deinem FundraisingBox CRM behältst Du jederzeit den Überblick über alle Spenden, ob online oder offline.
Manuelle Exporte, Excel-Tabellen und fehleranfällige Importe gehören der Vergangenheit an. Stattdessen laufen Deine Spendenprozesse effizient, zuverlässig und vollständig digital. So gewinnst Du wertvolle Zeit, um Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Kontakt zu Deinen Unterstützenden und die Umsetzung Deiner Projekte.
Mit dem Bank Sync wird Dein CRM zur zentralen Schaltstelle für alle Spendenaktivitäten – übersichtlich, aktuell und automatisch gepflegt.
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