Sachspenden und Spendenquittung: Ein Leitfaden für Vereine und gemeinnützige Organisationen

Doch neben den vielen Chancen gibt es auch Herausforderungen. Sachspenden bedeuten Verantwortung. Du musst den Wert der Spende korrekt ermitteln, rechtliche Vorgaben beachten und gegebenenfalls eine passende Spendenquittung (auch Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung genannt) ausstellen. Unsere Tipps und Beispiele geben Dir praktische Lösungen an die Hand, damit Deine Organisation, bzw. Dein Verein das Potenzial von Sachspenden voll ausschöpfen kann.

Wichtig: Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern stammen aus allgemein zugänglichen Quellen. Wir empfehlen eine Beratung bei einer spezialisierten Kanzlei. Allgemeine Infos zum Thema Spendenquittung findest Du in unserem Übersichtsartikel.

Inhalt

Sachspenden – ein möglicher Gewinn für Deine Organisation

Spendenquittungen für Sachspenden ausstellen – das sind die Bedingungen

So ermittelst Du den Wert von Sachspenden

So machst Du das Beste aus Sachspenden 

Fazit: Sachspenden clever nutzen – Potenziale ausschöpfen

Sachspenden – Ein Gewinn für Deine Organisation

Laut Deutschen Spendenmonitor¹ sind 81 Prozent der Bevölkerung Sachspender*innen. Logisch also, dass Sachspenden für Deine Organisation ein echter Gewinn sein können. Sie bieten Dir und Deinem Verein die Möglichkeit, wichtige Ressourcen zu erhalten, ohne finanzielle Mittel einzusetzen.

Sachspenden sind Zuwendungen in Form von materiellen Gegenständen an Deine Organisation. Dazu gehören beispielsweise

• Möbel für ein Gemeinschaftszentrum,
• Musikinstrumente für ein Jugendprojekt
• oder Bastelmaterialien für einen Kinderhilfsverein.

Spendenquittungen für Sachspenden ausstellen – das sind die Bedingungen

Um für eine Sachspende eine Spendenquittung ausstellen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die folgenden Bedingungen sollen Dir dabei helfen, einzuschätzen, ob Deine Organisation die Voraussetzungen erfüllt. Wende Dich am besten an eine Anwältin bzw. an einen Anwalt, um eine verbindliche Rechtsberatung zu den Voraussetzungen zu bekommen.

1. Bedingung: Gemeinnützigkeit Deiner Organisation: Deine Organisation muss als gemeinnützig und steuerbegünstigt anerkannt sein. Dies wird vom Finanzamt in Form eines Freistellungsbescheids nachgewiesen.²

2. Bedingung: Freiwillig und ohne Gegenleistung: Sachspenden müssen freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgen. Formen des Sponsorings sind daher nicht absetzbar nach unserer Kenntnis.²

3. Bedingung: Zweckbetrieb statt wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Die gespendete Sache muss unmittelbar zur Verwirklichung der steuerbegünstigten Zwecke Deines Vereins verwendet werden können. Setzt sich Dein Verein zum Beispiel für den Umweltschutz ein, muss die Sachspende auch für diesen Zweck verwendet werden können und darf nicht der Vermögensbildung dienen. Auch eine Verwendung für die Verwaltung Deines Vereins ist möglich. Hier kann Euch ein Anwalt oder eine Anwältin sicher beraten.³

Sonderregelungen und Ausnahmen

Erfolgt die Sachzuwendung für einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, kann keine abzugsfähige Sachspende vorliegen. Dies ist der Fall, wenn Sachspenden gesammelt und dazu verwendet werden, zusätzliche Einnahmen zu generieren. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn die Einnahmen anschließend für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Ein Beispiel hierfür sind gespendete Getränke, die bei einer Benefizveranstaltung verkauft werden.³

Folgende Ausnahmen gibt es, die trotz Weiterverkauf einen Zweckbetrieb darstellen:

• Sachspenden werden an wirtschaftlich Hilfsbedürftige (z. B. Kleiderkammern oder Sozialkaufhäuser) verkauft.
• Die Sachspenden werden in Behindertenwerkstätten aufbereitet und weiterverkauft.
• Sachspenden werden im Rahmen von Integrationsprojekten verkauft. Hier gelten verschiedene Einschränkungen, z. B. darf der Gesamtumsatz 30.678 Euro pro Jahr nicht übersteigen.³

Übrigens: Spendenquittungen solltest Du immer nach einem amtlichen Muster erstellen und ausstellen. Das geht ganz einfach, wenn Deine Spendensoftware solche rechtskonforme Muster (für das Finanzamt) benutzt. Erfahre in diesem Artikel, wie Du Spendenquittungen mit der FundraisingBox ausstellst.

So machst Du das Beste aus Sachspenden

Sachspenden bieten gemeinnützigen Organisationen Potenziale – sowohl für den direkten Einsatz als auch für kreative Wege, finanzielle Mittel zu generieren. Wichtig ist dabei, dass Ihr die gesetzlichen Bestimmungen beachtet und den richtigen Wert sowie eine korrekte Spendenquittung ausstellt. Hier die wichtigsten Ansätze, mit denen Du Sachspenden zum Zweck Deiner Organisation einsetzen kannst.

Tipp #1 Direkte Verwendung für Projekte und Zwecke

Viele Sachspenden kannst Du direkt für Deine gemeinnützigen Projekte verwenden. So sparst Du unter Umständen Geld und kannst wichtige Ressourcen effizient einsetzen.

Beispiele:

• Ein Baumarkt spendet Baumaterialien, die Dein Verein für Renovierungsarbeiten eines Gemeinschaftshauses einsetzt.
• Eine Privatperson spendet Decken und Schlafsäcke, die an obdachlose Menschen verteilt werden.

Tipp #2 Verkauf zur Mittelgenerierung

Wenn Du gespendete Gegenstände nicht direkt einsetzen kannst, ist der Verkauf eine sinnvolle Möglichkeit, um zusätzliche finanzielle Mittel zu schaffen. Dabei sind jedoch die steuerlichen Regelungen zu beachten. Denn eigentlich darfst Du Spendenquittungen nur für Spenden ausstellen, die dem gemeinnützigen Zweck deiner Organisation zugutekommen (siehe Bedingungen für die Ausstellung von Spendenquittungen).

Internetauktionen können eine  eine Möglichkeit sein, um als Vermittler*in für den Verkauf aufzutreten. Hierzu solltest Du im Zweifel Rechtsrat oder Tipps bei einer Steuerkanzlei einholen.

Tipp #3 Tausch oder Weitergabe an Partnerorganisationen

Manchmal passen Sachspenden nicht zu den aktuellen Bedürfnissen Deiner Organisation. In solchen Fällen kannst Du Kooperationen mit anderen gemeinnützigen Organisationen und Vereinen eingehen. Ein Tausch oder die Weitergabe der Spende kann beiden Seiten helfen.

Beispiel: Dein Verein erhält Spielzeug, benötigt jedoch dringend Schulmaterialien. Du tauschst die Spielzeugspenden mit einer anderen Organisation, die sich auf Kinderhilfsprojekte spezialisiert hat.

Tipp #4 Kreative Einsatzmöglichkeiten

Sachspenden können auch genutzt werden, um kreative Lösungen für Dein Fundraising zu entwickeln:

• Verlosungen und Gewinnspiele: Verwende hochwertige Sachspenden als Preise, um Spender*innen zu motivieren.
• Workshops und Kurse: Sachspenden wie Bastelmaterialien oder Werkzeuge eignen sich perfekt, um Veranstaltungen für Deine Zielgruppe zu organisieren.

Tipp #5 Transparenz und Wertschätzung

Damit Du langfristig von Sachspenden profitierst, ist es wichtig, die Spender*innen aktiv einzubinden und ihre Unterstützung sichtbar zu machen:

• Bedanke Dich: Nenne Spender*innen in Newslettern oder sozialen Medien (sofern sie zustimmen) oder teile ihnen in einem Dankschreiben Eure Dankbarkeit für die Spende mit.
• Zeige den Nutzen: Dokumentiere, wie Sachspenden verwendet wurden, und teile diese Geschichten mit Deiner Community.