Spendenquittung ausstellen mit der FundraisingBox – Zeit sparen und Fehler vermeiden

Vorteile einer Softwarelösung

Spendenquittungen ausstellen leicht gemacht: Softwarelösungen wie die FundraisingBox ermöglichen es Dir, Spender*innen-Daten zu verwalten, die Zuwendungsbestätigungen per Knopfdruck zu generieren und sie direkt an Deine Spender*innen zu versenden. Besonders bei größeren Organisationen oder regelmäßigen Spenden ist dies eine enorme Erleichterung für Euch. Eine gute Software bietet auch Schnittstellen zu anderen Spendenmanagement-Systemen, sodass Spender*innen-Informationen direkt integriert und verarbeitet werden können.

• Zeitersparnis: Erstelle und versende Spendenbescheinigungen mit wenigen Klicks für alle Deine Spender*innen – als Einzel- oder Massenversand.
• Fehlerreduktion: Da viel manueller Aufwand entfällt, sinkt auch das Risiko für Fehler bei der Erstellung von Spendenbescheinigungen.
• Skalierbarkeit: Besonders bei großen Organisationen mit vielen Spender*innen kann die Ausstellung von Quittungen per Massenversand eine erhebliche Entlastung bieten.

Spendenquittungen ausstellen mit der FundraisingBox

Mit der FundraisingBox machst Du den Prozess rund um Spendenquittungen einfacher und schneller. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Deine Mission und die Arbeit an einem größeren Social Impact. Probiere es aus und erlebe, wie einfach Spendenbescheinigungen sein können!

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sobald Du das Customer Relationship Management (CRM) der FundraisingBox benutzt, kannst Du auch das Spendenquittungstool der FundraisingBox benutzen. Mit der FundraisingBox wird das Erstellen von Spendenquittungen zum Kinderspiel. Egal ob Einzel- oder Sammelquittungen, mit dem Tool kannst Du auf Knopfdruck Quittungen erstellen. Dank anpassbarer Vorlagen kannst Du vor dem Versenden sicherstellen, dass alles korrekt ist. Und das Beste: Deine digitale Signatur wird automatisch hinzugefügt, was Dir zusätzliche Arbeit erspart. So wird aus einem zeitraubenden Prozess eine schnelle und stressfreie Aufgabe.

1. Spendenquittungs-Funktion im Store aktivieren: Aktiviere die Spendenquittungs-Funktion im Store unter „CRM”. Damit stehen dir alle Einstellungen und Werkzeuge für die Erstellung und den Versand von Quittungen zur Verfügung.
2. Globales Briefpapier erstellen: Als Nächstes legst Du ein zentrales Briefpapier an, das für alle Spendenquittungen genutzt wird. Hier kannst Du Absenderdaten, Logo und optional eine Unterschrift hinterlegen.
3. Dokumenten-Template konfigurieren: Im Dokumenten-Template definierst Du den Aufbau der Spendenquittung. Nutze passende Variablen für Spendenbetrag, Zeitraum und Spender*innen-Daten und stelle sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
4. Transaktionen filtern oder Smart-Tag anlegen: Über die Smart-Suche bündelst Du alle Spenden, für die eine Quittung erstellt werden soll. Diese Suchkriterien kannst Du als Smart-Tag speichern, um sie für die nächste Spendenquittungs-Periode wiederverwenden zu können.
5. Spendenquittungen erstellen: Für die ausgewählten Transaktionen kannst Du jetzt mit einem Klick die entsprechenden Spendenquittungen erstellen. Bei größeren Mengen läuft der Prozess im Hintergrund.
6. Versand per Post oder E-Mail: Zum Abschluss versendest Du die Quittungen entweder per E-Mail mit sicherem Download-Link oder Du bereitest sie als PDF für den Postversand vor.

Erfahre im Video oder im ausführlichen Hilfe-Artikel, wie Du Schritt für Schritt Spendenquittungen in Deiner FundraisingBox aktivierst, konfigurierst und erstellst.

Spendenquittungen per E-Mail oder Post ausstellen

Ein großer Vorteil der FundraisingBox ist die Flexibilität beim Versand. Du kannst Spendenquittungen direkt per E-Mail verschicken – inklusive eines passwortgeschützten Download-Links, der die Sicherheit Deiner Spender*innen garantiert. Alternativ kannst Du sie klassisch per Post senden. Dabei werden die Quittungen als PDF für den Druck bereitgestellt und automatisch bei den Kontakten hinterlegt. Egal, für welchen Weg Du Dich entscheidest, der Versand ist unkompliziert und effizient.

Spendenquittungen im Spendenportal bereitstellen

Wir bei der FundraisingBox ermöglichen Dir, Spendenquittungen ohne zusätzlichen Aufwand über das Spendenportal verfügbar zu machen. Deine Unterstützer*innen rufen ihre Quittungen dort jederzeit selbst ab und laden sie im PDF-Format herunter. Gleichzeitig sehen sie ihre komplette Spendenhistorie auf einen Blick. Das spart Deinem Team viele Rückfragen und stärkt das Vertrauen in Deine Organisation, weil alle Informationen transparent und gut zugänglich sind.

Spendenbescheinigung annullieren oder Zweitkopie erstellen

Deine Spender*innen haben die Spendenbescheinigung verlegt, gelöscht oder weggeworfen? Kein Problem. In der FundraisingBox kannst Du ganz einfach ein Duplikat der Original-Spendenquittung erstellen. Dieses Duplikat ist dann, wie rechtlich vorgeschrieben, ganz eindeutig mit dem Wasserzeichen „Kopie“ gekennzeichnet und mit dem aktuellen Datum gestempelt. Alle anderen Inhalte der Original-Spendenquittung bleiben wie rechtlich auch vorgesehen erhalten.

Auf einer Spendenquittung steht die falsche Adresse oder der falsche Name Deiner Spender*innen und Du musst eine Spendenquittung annullieren? Auch das ist kein Problem. In der FundraisingBox kannst Du den Status einer Spendenbescheinigung ganz einfach auf gültig oder annulliert setzen. So kannst Du eine Spendenquittung mit einem Klick per Dropdown annullieren und auf Wunsch sogar noch einen Grund der Annullierung im Freitextfeld ergänzen. Eine annullierte Quittung kann dann auch nicht mehr über den Downloadlink erreicht werden.

Jetzt mehr über unser CRM erfahren

All diese Funktionen erleichtern Dir den meist sehr mühsamen Prozess rund um das Thema Spendenquittungen. So hast Du fortan wieder mehr Zeit für die Erfüllung Deiner Mission – für mehr Social Impact! 

Diese Funktionen haben Dich nun überzeugt? Erfahre hier mehr über unser auf NGOs zugeschnittenes CRM.

Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler

Bei der Ausstellung von Spendenquittungen passieren häufig Fehler, die sowohl für Deine Organisation als auch für die Spender*innen unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen können. Hier sind einige häufige Fehler und wie Du sie vermeiden kannst:

#1 Falsche oder fehlende Angaben zur Spende
Ein häufiger Fehler ist das Auslassen von wichtigen Informationen, wie der genaue Betrag der Spende oder das Datum. Dies kann dazu führen, dass die Quittung nicht vom Finanzamt anerkannt wird. Achte darauf, dass:

• Der Spendenbetrag exakt und korrekt eingetragen ist (auch für Sachspenden).
• Das Datum der Spende klar ersichtlich ist.
• Die Spenderdaten vollständig und korrekt sind.

#2 Fehlerhafte oder ungenaue Bezeichnung der Organisation
Die Zuwendungsbestätigung muss die vollständige Bezeichnung Deiner Organisation sowie die korrekte Adresse enthalten. Ist die Organisation nicht korrekt benannt oder wird eine alte Adresse angegeben, kann dies dazu führen, dass die Quittung ungültig wird.

#3 Fehlerhafter Versand aufgrund von Dubletten
Gerade bei großen Datensätzen kann es vorkommen, dass doppelte Kontakte angelegt werden. Beim Versand kann es dann passieren, dass Spendenquittungen doppelt oder an eine falsche Adresse geschickt wird. Um das zu vermeiden, kannst Du den Duplikats-Check der FundraisingBox nutzen.

#4 Unzureichende Aufbewahrung der Quittungen
Spendenquittungen sollten sicher aufbewahrt werden, sowohl für Deine Organisation als auch für die Spender*innen. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erleichtert die steuerliche Absetzung beim Finanzamt und schützt vor etwaigen rechtlichen Problemen. Beachte dabei auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die in Deutschland bei mindestens 10 Jahren liegen.

#5 Kein Dankeschön für die Spende
Auch wenn es keine rechtliche Pflicht ist, sollte eine Spendenquittung immer mit einer persönlichen Danksagung verbunden sein. Das sorgt nicht nur für positive Reaktionen bei den Spender*innen, sondern stärkt auch langfristig die Bindung zu ihnen.

Wenn Du genauer wissen möchtest, wie Du Spendenbescheinigungen im Verein erstellst, dann hilft Dir unser Arrtikel Tipps zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen im Verein weiter.